小店的鑰匙怎麼管 保管交付與異動

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鑰匙管理要做三件事：知道總共有幾副、知道每一副在誰手上、以及人員異動時收得回來。小店人手少、兼職流動快，這件事沒有制度，往往要等到換鎖那天才發現鑰匙早就不知去向。

先把總數盤出來

第一步是把所有進出點列出來：前門、後門、鐵捲門、倉庫、配電箱與櫃檯抽屜。每一處各有幾副鑰匙、分別在哪裡，先寫下來。多數小店做完這張表都會發現數量比印象中多。

• 列出所有進出點

• 記下每處的鑰匙數量

• 實際數量常比印象多

分級比全給更安全

不是每個人都需要全部的鑰匙。可以分成只開前門的、能開倉庫的、以及能開全部的三級。新人先給最小範圍，等到工作內容真的需要再往上調整。

• 依工作內容分級

• 新人先給最小範圍

• 需要再往上調整

交付要留紀錄

交出去的時候寫下日期、副本編號、領用的人與用途，雙方各確認一次。這份紀錄不是為了防人，而是人員多了之後記憶一定會模糊，寫下來才找得回來。

• 記下日期與領用的人

• 副本編號要一起寫

• 雙方當場確認一次

備用鑰匙放哪裡

備用鑰匙不要掛在店內明顯的位置，也不要藏在門口附近。比較實務的做法是放在店內上鎖的固定位置，並讓兩位負責人知道。完全只有一個人知道，反而容易在他請假時出問題。

• 不要藏在門口附近

• 放在店內上鎖位置

• 至少兩人知道放處

人員異動怎麼收回

離職交接的清單裡一定要有鑰匙這一項，而且要當場點數、對照領用紀錄。若有任何一副找不回來，就該評估換鎖或換鎖心，不要靠應該不會有事的想法撐過去。

• 交接清單要列鑰匙

• 當場點數對照紀錄

• 找不回就評估換鎖

高雄小店的在地狀況

高雄不少店面是老街屋或連棟一樓，鐵捲門與後巷門常常各自一把，還可能和房東或樓上住戶共用通道。這種情況建議在一開始就把共用的那幾副寫清楚，避免日後責任說不明白。

• 老街屋常有多道門

• 可能與樓上共用通道

• 共用的要先寫清楚

常見問題 QA

幾個人就需要做紀錄

只要不只老闆一個人進出，就值得開始寫，兩三人的小店也一樣。

電子鎖可以取代紀錄嗎

可以減少實體鑰匙，但誰有權限、何時調整過，一樣需要留下紀錄。

鑰匙遺失一定要換鎖嗎

不一定，要看遺失的是哪一副。能進到倉庫或全店的建議直接處理。

可以讓員工自己打備份嗎

不建議。副本數量一旦失控，整張清單就失去意義了。

紀錄寫在哪裡比較好

一本固定的本子或共用表單都行，重點是只能有一個版本。

多久該盤一次

建議每半年一次，人員變動多的店可以縮短到每季一次。

鑰匙是小店最容易被忽略的一環。花半小時盤一次、寫成一張表，之後每次交接都會輕鬆很多。